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企业岗位说明书的编写

有些企业存在岗位职责不清、任务指派随意性较大、能者多劳、出现问题互相推诿等管理混乱的现象,因此,岗位说明书不应是简单的对目前岗位工作任务的要求和描述,而应该通过岗位说明书的撰写达到明确各岗位的职责权限,规范工作流程,实现科学管理的目的。在编制岗位说明书之前,必须进行认真的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级的关系、任职资格等因素。在实际操作中,可灵活选择用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法进行。



    在界定岗位职责时,首先应编写部门职责。岗位的职责应为部门职责的分解,部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现,即“人人有事做,事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础,因此,界定岗位职责的第一步界定部门的职责。界定部门职责时,可根据部门的工作任务进行分析,规范各项任务的工作流程,找出部门之间交叉的工作,明确各部门的职责权限。工作流程图可以一目了然地描述完成工作的程序,反映各岗位之间的工作衔接关系。当出现职责交叉现象时,应具体问题具体分析,而不是简单“一刀切”。



    其次,将部门职责分解到部门的各个岗位,明确各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求,应将部门的工作任务合理分解到具体的岗位,确定部门的岗位设置和人员安排,并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对于多个岗位承担某一共同任务时,应用规范的语言明晰地确定各岗位在此项工作中要承担的责任。如某公司的财务部门的职责包括以下要项:会计核算、资金管理、预算管理、成本管理、财务分析。



岗位职责的描述应能准确、清晰、真实的界定岗位承担的责任、所具有的权限和岗位工作必须达到的目标、规范性责利关系。可是很多企业的岗位说明书没有注意到描述用语的选择,笼统地使用“负责、管理”等词语,导致岗位职责的描述流于一般化、普遍化,出现“千岗一面”现象,或者使岗位职责描述过小或者过大,根据岗位说明书的描述方式和用语显得尤为重要。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”,动词的选择可参照表1,宾语表示该项任务的对象,即工作任务的内容,结果表示通过此项工作的完成要实现的目标,可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如人力资源部部长负责人力资源战略工作可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划,保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支撑”。

岗位说明书涉及到对各岗位的描述与规范,目的是使员工明确了解自己的工作责任、本岗位在企业的作用以及企业的要求,因此,在编制过程中必须得到全体员工的支持和参与。可惜很多部门主管都像在应付作业一样草草完成,没有借此机会与员工进行充分的交流,甚至在做完岗位说明书之后,员工也不知道岗位说明书的作用,有些员工还认为岗位说明书是对他们工作的限制,出现员工不理解、不利用、不执行的情况,使岗位说明书变成可有可无的摆设。

HR经理在编写岗位说明书时,如果原有的岗位职责界定不清,那么就要对原有的岗位职责进行一次大盘点,编写的工作量将会很大。这时人力资源管理就面临着两种选择:对现状的描述和对未来的描述,即岗位职责“是什么”和“应是什么”的问题。若编写岗位说明书是解决岗位职责“应是什么”,则在界定岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整,这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动,可能招致员工的抵制和反对。

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